Verticales de Business Central
Business Central para proyectos: Gantt, carga de recursos, previsto frente a real e hitos
Nuestro vertical de proyectos añade a Microsoft Dynamics 365 Business Central un diagrama de Gantt con las fases, el avance, las dependencias y los hitos, la carga de cada persona semana a semana frente a su capacidad, el previsto frente a real de cada tarea con el margen de hoy y al cierre, la facturación por hitos y las horas de la semana por tarea. Para ingenierías, integradores y empresas que trabajan por proyecto.
Qué añade el vertical de proyectos a Business Central.
Business Central ya lleva los proyectos con sus tareas, su presupuesto, las hojas de horas, la imputación de compras, la facturación desde el proyecto y el trabajo en curso. El vertical añade ver el proyecto en el tiempo, la carga del equipo, el previsto frente a real de un vistazo y la facturación por hitos, como una extensión que se instala sobre Business Central.
Diagrama de Gantt
Fases, avance, planificación inicial, dependencias, hitos y la línea de hoy.
Fechas y dependencias
Responsable, avance y predecesoras de cada tarea, con el recálculo de fechas.
Carga de recursos
Por persona y semana, en verde, amarillo o rojo.
Previsto frente a real
Por proyecto y por tarea, con el margen de hoy y la previsión al cierre.
Hitos de facturación
Con su porcentaje o su importe, listos para facturar al terminar su tarea.
Horas de la semana
Por tarea, sobre las hojas de horas de Business Central, con su aprobación.
Pantalla de inicio propia
Los proyectos en curso con su margen, los hitos por facturar y las horas por aprobar.
Diagrama de Gantt de cada proyecto en Business Central.
Cada proyecto se ve en un diagrama de Gantt: las fases con sus tareas, cada una con su barra de principio a fin y el avance pintado dentro. Debajo de cada barra, una línea fina marca las fechas que se pactaron al empezar, así se ve a la primera qué tarea acabó después de lo previsto, que sale en rojo. Las flechas enseñan qué tarea espera a cuál, los hitos de facturación aparecen en su fecha y una línea marca el día de hoy.
El diagrama se ve por días, semanas o meses, y al pulsar una barra se abre la tarea. Si una tarea se retrasa, el recálculo por dependencias mueve las que van detrás, con sus horas planificadas y sus hitos.
Carga de recursos por persona y semana.
La matriz de carga pone a cada persona en una fila y las semanas en columnas, con las horas que tiene planificadas en todos los proyectos frente a su capacidad. La celda sale en verde si va holgada, en amarillo si está al límite, desde el 85 %, y en rojo si tiene más trabajo del que cabe. Al pulsar una celda salen las líneas del proyecto que la llenan.
La capacidad es la de Business Central, con las vacaciones y la jornada de cada persona. Así se ve antes de firmar un proyecto nuevo si el equipo llega o hay que mover fechas.
Previsto frente a real y margen al cierre de cada proyecto.
Para cada proyecto, cada fase y cada tarea, las horas, el coste y los ingresos previstos frente a los reales, con su desviación. El coste real sale de las horas imputadas al coste de cada persona y de las compras y los gastos del proyecto. Arriba, el margen previsto, el margen de hoy sobre lo ya hecho y la previsión al cierre, con lo que falta a su coste previsto.
La lista de proyectos enseña el margen de hoy y al cierre de todos los que están en curso, y los que van a perder dinero salen en rojo, también en la pantalla de inicio.
Facturación por hitos del proyecto.
Cada proyecto lleva sus hitos de facturación, como la firma del pedido, la red instalada o la aceptación final, con el porcentaje del importe pactado o un importe fijo. Al terminar la tarea de un hito, el hito queda alcanzado y listo para facturar.
La factura se crea con la facturación de proyectos de Business Central, con el cliente, la forma de pago y el IVA de siempre, y el hito pasa a facturado al registrarla. La pantalla de inicio avisa de lo que hay por facturar, así ningún trabajo hecho se queda sin cobrar.
Horas de la semana por tarea, con su aprobación.
Cada persona imputa sus horas de la semana por proyecto y tarea en una sola pantalla, con las tareas que tiene planificadas ya propuestas y lo que le queda a cada una. Las horas van a la hoja de horas de Business Central y, si con ellas termina una tarea, lo marca y su hito queda listo.
El jefe de proyecto aprueba o rechaza las horas pendientes, y las aprobadas pasan al proyecto en un paso, con el coste de cada persona.
Lo que Business Central ya trae de serie para proyectos.
El vertical se apoya en lo que Business Central ya hace bien y no lo duplica. Más sobre cómo controlar la rentabilidad por proyecto.
- Los proyectos con sus tareas, sus fases y sus líneas de planificación de presupuesto y facturables.
- Los recursos con su coste, su precio y su capacidad.
- Las hojas de horas con su aprobación.
- La facturación desde el proyecto y la imputación de compras y gastos.
- El trabajo en curso y su paso a la contabilidad.
- Las listas de precios, la contabilidad y el IVA de cada factura.
Cómo implantamos Business Central en una empresa de proyectos.
Consultoría inicial
Vemos cómo presupuestas, cómo te organizas por fases y cómo facturas a tus clientes.
Equipo y capacidad
Las personas con su coste por hora, su tarifa, su equipo y su jornada.
Plantillas de proyecto
Las fases y las tareas habituales, con sus horas previstas y sus hitos de facturación.
Formación
Con los jefes de proyecto sobre proyectos reales: el Gantt, la carga, las horas y la factura de los hitos.
Arranque
Con los proyectos en curso: se cargan sus tareas, lo hecho y lo facturado, y desde ese día todo va por el sistema.
Primeros pasos con el vertical de proyectos en Business Central.
Lo que hay que hacer, en orden, para empezar a trabajar con el vertical una vez instalado.
Instalar el vertical
Se instala como una extensión en el entorno de Business Central online de tu empresa. Lo instalamos nosotros al implantarlo.
Dar los permisos
En Business Central, asigna el conjunto de permisos «3L Proyectos - Usuario» a quien trabaja con el vertical y «3L Proyectos - Administrador» a quien lo configura.
Elegir el perfil
En Mi configuración, elige el rol «Proyectos (3L)». Tu pantalla de inicio pasa a ser la del vertical, con sus listas y sus acciones.
Activar la nueva experiencia de precios
El vertical trabaja con la nueva experiencia de precios de venta. Se activa en Administración de características.
Revisar la configuración
Busca «Configuración de proyectos» con la lupa. Pon la cuenta de ingresos de los hitos. Los umbrales de la carga, del 85 % y el 100 %, la capacidad por defecto y la escala del Gantt ya vienen puestos.
Proyectos y recursos
En la configuración de proyectos estándar, su serie y su grupo contable, y en la de recursos, la serie de las hojas de horas. Cada persona es un recurso con su coste, su precio, su grupo y su capacidad y, para imputar horas, «Usar hoja de horas» con su propietario y su aprobador.
Planificación e hitos
En cada proyecto, en Planificación de las tareas, las fechas, el responsable y las predecesoras, y Guardar planificación inicial. En Hitos de facturación, cada hito con su tarea, su fecha y su porcentaje.
Si algo no funciona
Escríbenos desde el soporte de los verticales de Business Central con el vertical, su versión y los pasos que has seguido.
Preguntas frecuentes sobre Business Central para proyectos.
- No. Los proyectos, las hojas de horas y la capacidad de los recursos van en la licencia Essentials, y el vertical se apoya en ellos.
- No. Lo implantamos junto con Business Central o sobre la instalación que ya tengas. El vertical es una extensión que se instala encima.
- Las fechas, el avance y las dependencias se cambian en la planificación de las tareas, y el Gantt las dibuja al momento. Al pulsar una barra se abre la tarea para cambiarla.
- Compara lo pactado con el coste real y lo que queda por hacer a su coste previsto. Si la previsión al cierre baja de cero, el proyecto sale en rojo en la lista y en la pantalla de inicio.
- Sí. Los hitos se definen con el porcentaje que quieras y se alcanzan al terminar su tarea, y la facturación estándar de proyectos de Business Central sigue disponible para facturar por horas o por avance.
- Su capacidad de esa semana es cero, y si tiene horas planificadas la matriz de carga la marca en rojo para repartir el trabajo.
- Sí. Es una extensión para Business Central online, no modifica el estándar de Microsoft y la mantenemos al día con cada versión.
- Sí. En la consultoría te lo enseñamos en Business Central con un caso como el tuyo. En la página de software de gestión de proyectos tienes además una demo interactiva del recorrido completo.
¿Vemos cómo quedaría Business Central en tus proyectos?
En la primera consultoría vemos cómo presupuestas, planificas y facturas tus proyectos, y te lo enseñamos en Business Central. Es gratuita y sin compromiso.
info@3lsystems.es · Primera consultoría gratuita y sin compromiso